دور نظم المعلومات المحاسبية في عملية التخطيط والرقابة وتقييم الاداء بحث كامل لاصحاب المحاسبة 

المقدمة

 

إن استخدام أنظمة وأساليب محاسبة المسؤولية يوفر معلومات تساعد على ترشيد القرارات وتقييم أداء عملية التخطيط لذلك أصبح لنظم المعلومات أهمية كبيرة في المؤسسات، حيث تعتبر المعلومات كمورد رئيسي من موارد المؤسسة كونها الأداة التي لا تستطيع الاستغناء عنها لامتلاكها  المساعدة في اتخاذ قرارات أما الهدف الثانوي للدراسة فهو التأكد من صدق الطريقتين الاستقرائية والاستنباطية, ولتحقيق هذه الغاية تم إجراء البحوث النظرية، بما في ذلك البحث والتحليل لمحتوى الأفكار المحاسبية المتعلقة بإمكانية تطبيق الأفكار المحاسبية, تم التعرف على أساليب محاسبة المسؤولية التي تطبقها أقسام التخطيط وتقييم الأداء، ومدى استيفائها لمتطلبات إدارة الجودة الشاملة، وفي هذا الصدد، فإن الهدف هو التوصل إلى إطار نظري وعملي يمكن استخدامه لوضع الإطار المقترح لتنفيذ النظام المعلومات المحاسبية في عملية التخطيط وتقييم الأداء والرقابة , و عوامل الإنتاج الموجودة في المؤسسة، حيث تساهم في المؤسسات بالرقابة على تكاليف الإنتاج عن طريق البحث المستمر عن أفضل الطرق الجيدة من اجل استغلال الموارد المتاحة و الموجودة في المؤسسات، لذلك يساعد نظام المعلومات المحاسبي في تحقيق الرقابة لتكاليف الإنتاج ودور نظم المعلومات في تحسين الرقابة والإنتاج .

المبحث الأول

الاطار المنهجي للبحث

مشكلة البحث :

عملية التخطيط والرقابة وتقييم الأداء ودور نظم المعلومات المحاسبية فيها .

 

أهمية البحث :

1.    يهدف هذا البحث إلى استكشاف الدور الحيوي الذي تلعبه نظم المعلومات المحاسبية في عمليات التخطيط والمراقبة .

2.     يهدف الى  استخدام هذه النظم كوسيلة لتعزيز فعالية التخطيط، وتحسين القدرة على المراقبة، والكيفية التي يمكن أن تسهم بها في تحقيق الأهداف المؤسسية من خلال تحليل الفوائد والتحديات المرتبطة بنظم المعلومات المحاسبية،

اهداف البحث:

يتمثل الهدف الرئيس للدراسة في استخدام نظم المعلومات المحاسبية المسؤولة كأسلوب يهدف الى الرقابة وتقييم الاداء في عملية التخطيط .

ويمكن تحقيق هذا الهدف من خلال الاهداف الفرعية التالية:

1-دراسة نظم المعلومات المحاسبية ومفاهيمه.

2-التطرق الى مؤشرات نظم المعلومات المحاسبية.

3-تحديد مفاهيم التخطيط واهميته وخصائصه والانواع والمراحل .

4-التطرق الى مفاهيم الأداء وانواعها وخصائصها.

فرضية البحث:

يتمثل الفرض الرئيسي للبحث في:

يؤدي استخدام نظم المعلومات المحاسبية الى توفير معلومات تساعد في ترشيد القرارات وتقييم الاداء في عملية التخطيط .

 

المبحث الثاني

 

أولا نظم المعلومات المحاسبية :

يعرف نظام المعلومات المحاسبية بأنه نظام لتجميع وتسجيل وتخزين ومعالجة البيانات لإنتاج المعلومات لمتخذي القرار (Romney and Steinbart, 2009, 6). ويعد نظام المعلومات المحاسبية احد مكونات نظام المعلومات الادارية، ويستدل على ذلك من خلال خاصية اساسية يتمتع بها نظام المعلومات الادارية في كونه تجميعا لنظم معلومات فرعبة تتكامل مع بعضها البعض في سبيل تحقيق مستوى شمول نظام المعلومات الادارية (Scott, 1986, 66). ورغم اتفاق العديد من الباحثين حول طبيعة العلاقة المذكورة بين النظامين، الا ان هناك من يرى ان نظام المعلومات المحاسبية هو الاساس وان نظام المعلومات الادارية يمثل جزءا منه، كما يرى آخرون ان نظام المعلومات المحاسبية هو نظام مستقل عن نظام المعلومات الادارية إلاّ أن النظامين يتداخلان مع بعضهما (Alikhani, Ahmadi and Mehrava, 2013) . وفي رأي الباحث ان نظام المعلومات المحاسبية هو من النظم الفرعية المكونة لنظام المعلومات الادارية في المنظمة، وأنه يتفاعل ويتكامل مع النظم الفرعية الاخرى التي يشتمل عليها نظام المعلومات الادارية من اجل توفير المعلومات المفيدة لمتخذي القرارات من داخل المنظمة وخارجها. وتلعب أنظمة المعلومات المحاسبية دورا أساسيا وهاما في كافة عمليات المنظمة وأنشطتها كتحديد الأهداف ورسم السياسات ووضع الخطط والاستراتيجيات التي تُمكَن المنظمة من مواجهة التحديات والأزمات التي تتعرض لها خاصة في ظل العولمة واشتداد حدة المنافسة في بيئة الأعمال المعاصرة، الأمر الذي اكسب موضوع نجاح نظم المعلومات المحاسبية المزيد من الاهتمام. أن معايير نجاح نظم المعلومات قد تختلف حسب اختلاف وجهات نظر المستفيدين، إلا أن هناك سمات عامة تصف إطار أي نظام معلومات ناجح وهي دقة وصحة النظام، واستقلالية النظام، واستخدامه بشمولية من قبل مختلف الأطراف المستفيدة، حيث إن توافر السمات المذكورة يدعم النظام  ويرتقي بجودته مما يؤدي بالتالي إلى رفع جودة المنظمة وإدارتها (السالمي، 1999، 17). ويعني نجاح نظام المعلومات انه يكون نظام ذو جودة عالية يقوم بتحقيق جميع أهداف ومتطلبات الأطراف المستفيدة بشكل يغطي جميع إجراءات العمل المطلوبة حاليا ومستقبلاً ويعمل بطريقة تقنية صحيحة بدون أخطاء وأن يكون سهل الصيانة والتطوير بشرط أن تزيد محصلة الفوائد المادية والمعنوية للنظام على محصلة التكاليف المنفقة عليه (عيسى ونائب، 2002)، كما يعد نظام المعلومات ناجحا إذا ما حقق أهدافه المرسومة وتم استخدامه بشكل منتظم (Delone and Mclean, 1992).

وقد تناول العديد من  الباحثين مقاييس او مؤشرات نجاح نظم المعلومات الا انهم اختلفوا في عدد هذه المؤشرات، وتبين الادبيات ذات العلاقة تبني الكثير من الدراسات مثل (Delone and Mclean, 1992; Seddon, 1997; DeLone and McLean, 2003; Bradley, Pridmore and Byrd, 2006; Petter, DeLone and Mclean 2008; Sepahvand and Arefnezhad, 2013; الحيالي وآل مراد، 2009؛ رومي وصلاح 2012) للمقاييس التالية لنجاح نظم المعلومات:

1- جودة المعلومات: يصف هذا المؤشر خصائص مخرجات نظم المعلومات ويلعب دورا بارزا في نجاح هذه النظم ومساهمتها في ترشيد عملية اتخاذ القرارات، وتتمثل مقاييس جودة المعلومات بالعديد من البنود كالملائمة، والاعتمادية، والقابلية للفهم، والاكتمال، والدقة، والقابلية للمقارنة، والتقديم بالوقت المناسب ((DeLone & Mclean 2008.

2- جودة النظام: من المعروف ان جودة نظام المعلومات تؤثر بشكل ايجابي على نجاحه حيث يركز مؤشر جودة النظام على الخصائص المرغوبة في النظام نفسه، ويشمل هذا المؤشر مجموعة من المقاييس منها سهولة التعلم، وسهولة الاستخدام، والتكامل مع الانظمة الاخرى، والمرونة، وزمن الاستجابة، وادراك توقعات المستخدم (Chevers, Duggan and  Moore, 2012).

3- رضا المستخدم: يعتبر هذا المؤشر من اكثر المقاييس استخداما لتقييم نجاح نظم المعلومات، ويحدد رضا المستخدم مدى استجابة المستخدم للاستخدام الفعال لنظام المعلومات، فضلا عن كونه الاساس الذي يعتمد عليه المستفيد في استخدام النظام. ويعبر رضا المستخدم عن مدى اعتقاد المستفيد بأن النظام يفي بحاجته من المعلومات. وقد استخدمت العديد من الاساليب لقياس رضا المستخدم مثل مدى تلبية نظام المعلومات لاحتياجات المستخدم، والرضا عن التجهيزات والبرمجيات، وامكانية النظام على انجاز العمل المطلوب، وإمكانية النظام على زيادة الانتاجية (Delone and Mclean, 1992).

4- استخدام النظام: يعد تقديم المعلومات التي يطمح اليها المستفيد من الامور الأساسية لنجاح نظم المعلومات حيث ان فشل ونجاح النظام يتوقف بشكل كبير على مستوى استخدام المستفيد له، اذ ان عدم استخدام النظام يعني عدم الانتفاع منه وبالتالي فشله. ويشير استخدام النظام الى مدى اعتماد المستفيدين على المخرجات التي يوفرها النظام في اداء مهامهم. ويمكن قياس مستوى الاستخدام من خلال العديد من المقاييس منها مستوى الاستخدام، وتكرار الاستخدام، والوقت المستنفذ في الاستخدام، وغرض الاستخدام (DeLone and McLean, 2003).

وتعد دراسة (Delone and Mclean, 1992) من أهم الدراسات التي قدمت نموذج لقياس نجاح نظم المعلومات، والذي أصبح فيما بعد من أشهر وأوسع النماذج استخداما من قبل الباحثين، وقد تضمن هذا النموذج ستة مؤشرات هي: جودة النظام، وجودة المعلومات، واستخدام النظام، ورضا مستخدمي النظام، وتأثير النظام على المستخدمين له، وتأثير النظام على أداء المنظمة. كما سعت دراسة (Seddon, 1997) إلى توضيح العلاقات بين الأبعاد الستة التي استخدمت في نموذج DeLone and McLean المقدم عام (1992) حيث صنفت الدراسة هذه الأبعاد في ثلاث مجموعات هي مقاييس جودة المعلومات والنظام، ومقاييس استدراكية عامة للمنافع الناجمة عن استخدام النظام، ومقاييس أخرى للمنافع الناجمة عن استخدام النظام والتي تنعكس على الأفراد والمنظمة والمجتمع. وهدفت دراسة (DeLone and McLean, 2004) إلى بناء نموذج لقياس نجاح أنظمة التجارة الالكترونية حيث قام الباحثان بتطوير النموذج  الذي قدماه عام ((1992 ليصبح أكثر ملائمة لقياس نجاح أنظمة التجارة الالكترونية، وذلك بإضافة مقاييس أخرى له هي مؤشر جودة الخدمة التي يقدمها النظام للعملاء ومؤشر فوائد النظام الذي دُمج فيه مؤشري تأثير النظام على المستخدمين له وتأثير النظام على أداء المنظمة المذكوريَن في النموذج السابق. وطبقت دراسة (Bradley, Pridmore and Byrd, 2006) نموذج DeLone and McLean المقدم عام (1992) في ظل ثقافات تنظيمية مختلفة إذ اختبرت العلاقة بين العوامل التي تشكل تركيبة هذا النموذج في شركات مختلفة في ثقافتها. ودعمت نتائج الدراسة النموذج المذكور، كما توصلت إلى أن تفاوت نجاح نظم المعلومات يمكن تفسيره من خلال جودة خطة تكنولوجيا المعلومات وثقافة الشركة. وأجرى (ناعسة، 2007) دراسة لمعرفة اثر مشاركة المحاسبين في تطوير نظم المعلومات المحاسبية في نجاح تلك النظم، وأوضحت نتائج الدراسة وجود علاقة طردية ذات دلالة إحصائية بين مشاركة المحاسبين في تطوير مراحل نظم المعلومات المحاسبية كافة ونجاح النظم المذكورة. وناقشت دراسة (Scorte, Cozma and Rus, 2009) دور المعلومات المحاسبية في مساعدة منظمات الأعمال في التعامل مع الأزمات، إذ بينت أن هناك دورا هاما لهذه المعلومات في الحد من آثار الأزمات التي تواجه هذه المنظمات والتغلب عليها وذلك من خلال مساهمتها الفاعلة في عملية صنع واتخاذ القرارات وتقليل حالة عدم التأكد من المستقبل. واستهدفت دراسة(Khayun, Ractham and Firpo, 2012)  تحديد عوامل نجاح نظام الدفع الالكتروني للرسوم في تايلاند وذلك من خلال استخدام نموذج لنجاح نظم المعلومات من اجل الكشف عن العوامل التي تساهم في نجاح نظام الدفع المذكور. وبينت نتائج الدراسة أن زيادة الثقة في موقع الحكومة الالكترونية وإدراك جودة المعلومات وجودة النظام وجودة الخدمة تؤثر على استخدام النظام ورضا المستخدم مما يؤدي بالتالي إلى إدراك فوائد النظام. واستعرضت دراسة (Petter, DeLone and McLean, 2013) الأدبيات التي تناولت العوامل المستقلة التي تؤثر على نجاح نظم المعلومات حيث فحصت أكثر من 600 دراسة سابقة وأسفرت نتائج الدراسة عن وجود 15 عامل يؤثر في نجاح نظم المعلومات وهذه العوامل هي: المتعة Enjoyment، والثقة، وتوقعات المستخدم، والتحفيز الخارجي، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وتناسق المهمة، وصعوبة المهمة، والاتجاهات نحو التكنولوجيا، والدور التنظيمي، ومشاركة المستخدم، والعلاقة مع المطورين، ومجال الخبرة المعرفية، ودعم الإدارة، وعملية الإدارة، والكفاءة التنظيمية. كما قامت دراسة (Kaur and Aggrawal, 2013) بمسح الادبيات ذات العلاقة بعوامل نجاح نظم المعلومات، بهدف اقتراح نموذج جديد للعوامل الخاصة بنجاح هذه النظم. وتوصلت الدراسة الى وضع نموذج تضمن اهم عوامل نجاح النظم المذكورة وهي: العوامل ذات العلاقة بالموارد البشرية، تليها العوامل الخاصة بالتخطيط، ثم العوامل ذات الصلة بالتنفيذ، واخيرا العوامل المتعلقة بالتحديث المستمر والتقويم للنظام. اما دراسة (Saleh, 2013) فقد هدفت الى اختبار العلاقة بين ادراك المدققين الداخليين لعوامل النجاح الحرجة وادراكهم لجودة البيانات في نظم المعلومات المحاسبية في اندونيسيا، وأشارت النتائج الى وجود علاقة ارتباطية معنوية موجبة بين ادراك المدققين الداخليين لتطبيق تللك العوامل وادراكهم لجودة البيانات في النظم المذكورة.

تستند المحاسبة تقليديًا استنادًا بحتًا على النهج اليدوي؛ فخبرة ومهارة المحاسب أمران حاسمان في العمليات المحاسبية. ومع ذلك، قد يكون استخدام الطريقة اليدوية في المحاسبة غير فعال وغير ناجعة، وفي هذا الشأن، حلت نظم المعلومات المحاسبية العديد من القضايا المذكورة أعلاه. يمكن أن تدعم أنظمة المعلومات المحاسبية التشغيل الآلي لمعالجة كمية كبيرة من البيانات، كما يمكن استخدامها لإنتاج المعلومات المطلوبة بدقة وفي الوقت المناسب .

 صُمِّمَت أنظمة المعلومات المحاسبية الأولى لأداء مهمات بسيطة كصرف الرواتب في السبعينيات من القرن الماضي. طُوِّرَت في البداية أنظمة المعلومات المحاسبية لمعالجة القضايا الداخلية عند عدم توفر حلول مغلفة (هي برامج أو خدمات مصممة لأداء مهمات محددة) لدى الشركة. كانت مثل هذه الحلول غير عملية بسبب تكلفة تطويرها وصعوبة صيانتها. ولهذا السبب، فضّل العديد من ممارسي المحاسبة استخدام الطريقة اليدوية بدلًا من استخدام الكمبيوتر. تُباع اليوم أنظمة المعلومات المحاسبية كحزم برامج مسبقة الصنع من كبار الموردين -مثل مايكروسوفت ومجموعة سيج وساب إس إي وشركة أوراكل- حيث تُصَمَّم هذه الحزم وتُبرمج لتتوافق مع العمليات التجارية الخاصة بالمؤسسة. تستخدم الشركات الصغيرة في معظم الحالات حزم برامج محاسبة منخفضة التكلفة مثل تولي إي آر بي 9 ومايوب وكويك بوكس، بينما تختار المنظمات الكبيرة غالبًا أنظمة إي آر بي. ومع زيادة الحاجة إلى الاتصال والتوحيد بين أنظمة الأعمال الأخرى، دُمِجت أنظمة المعلومات المحاسبية مع أنظمة أكبر وأكثر مركزية تعرف باسم تخطيط موارد المؤسسة (ERP). فمع وجود تطبيقات منفصلة لإدارة وظائف الأعمال المختلفة، كان على المؤسسات تطوير واجهات معقدة لأنظمة التواصل مع بعضها البعض. بينما في نظام إي آر بي يُصمَّم نظام المعلومات المحاسبية كوحدة متكاملة في مجموعة من التطبيقات التي تشمل التصنيع وسلسلة التوريد والموارد البشرية. تُدمَج هذه الوحدات معًا وتكون قادرة على الوصول إلى نفس البيانات وتنفيذ عمليات الأعمال المعقدة. وبذلك، أصبحت أنظمة المعلومات المحاسبية المستندة إلى السحابة الإلكترونية اليوم مستخدمة بشكل متزايد من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة بتكاليف أقل. ومع تبني أنظمة المعلومات المحاسبية، تخلصت العديد من الشركات عن أعمال المحاسبة التشغيلية والتعاملية منخفضة المهارة.

تقوم نظم المعلومات المحاسبية المستندة إلى الكمبيوتر بأتمتة وتبسيط التقارير وتطوير النماذج المتقدمة ودعم استخراج البيانات، وهذا من المزايا المهمة لها. يعتبر إعداد التقارير أداة رئيسية ومحورية للمؤسسات لمعرفة المعلومات الموجزة المستخدمة في اتخاذ القرارات وإعداد التقارير المالية في الوقت المناسب. يقوم نظام المعلومات المحاسبية بسحب البيانات من قاعدة البيانات المركزية، ثم يقوم بمعالجتها وتحويلها ليُنشِئ في نهاية المطاف ملخص من المعلومات القابلة للتحليل والاستخدام بواسطة محللي الأعمال أو المدراء أو صناع القرار الآخرين. يجب أن تضمن هذه الأنظمة إصدار التقارير في الوقت المناسب كي لا يعمل صناع القرار بناءً على المعلومات القديمة، كما يجب أن يكون صنا القرار قادرين على التصرف بسرعة وفعالية بناءً على نتائج التقارير. يعتبر الدمج أحد السمات المميزة لإعداد التقارير، إذ لا يتعين على الأشخاص الاطلاع على عدد كبير من المعاملات، وإنما فقط التقرير الموجز. على سبيل المثال: يقوم المحاسب المالي في نهاية الشهر بتوحيد جميع القسائم المدفوعة عن طريق استخدامه ميزة التقرير على النظام. توفر طبقة تطبيق النظام تقريرًا بالمبلغ الإجمالي المدفوع لبائعيها لشهر محدد ما. يمكن أن يستغرق إعداد التقارير باستخدام نظم المعلومات المحاسبية أيام أو أسابيع، وذلك في حالة الشركات الكبيرة التي تستخدم كميات كبيرة وهائلة من البيانات والمعاملات.

تركز العمل على تنفيذ الشركات العامة لتطبيق ضوابط داخلية قوية في نظمها القائمة على المعاملات، وذلك بعد موجة من الفضائح التي طالت عدد من الشركات الكبيرة مثل تيكو انترناشونال وإنرون وورلد كوم. تحول هذا إلى قانون بعد اعتماد قانون ساربينز أوكسلي لعام 2002 الذي ينص على أنه يتعين على الشركات إنشاء تقرير للرقابة الداخلية يوضح من هو المسؤول عن هيكل الرقابة الداخلية للمنظمة ويحدد الفعالية العامة لهذه الضوابط. ونظرًا لأن معظم هذه الفضائح كانت متجذرة في الممارسات المحاسبية للشركات، ركز قانون ساربينز أوكسلي على أنظمة المعلومات المحاسبية القائمة على الكمبيوتر. يقوم بائعو أنظمة المعلومات المحاسبية اليوم بوصف ميزات الإدارة وتدبير المخاطر والمطاوعة لضمان أن تكون العمليات التجارية قوية ومحمية وأن تكون أصول المنظمة (بما في ذلك البيانات) آمنة ((Saleh, 2013.

 

ثانيا : التخطيط والرقابة وتقييم الاداء

 

يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى و له الأولوية على الوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم و توجيه و رقابة لان هذه الوظائف يجب أن تعكس هذا التخطيط ، فالمدير ينظم و يوجه و يراقب لكي يضمن تحقيق الأهداف طبقا للخطط الموضوعة (الحبيطي , 2002 : 217).

·      مفهوم التخطيط

لقد أعطيت عدة تعريفات للتخطيط و سيتم التعرض للبعض منها كمحاولة للوصول إلى تعريف عام .

التعريف الأول : “هو الوظيفة الأولى للإدارة و التي تسبق ما عداها من الوظائف و تقوم على عملية الاختيار بين البدائل لإجراءات العمل للمؤسسة ككل و لكل قسم أو جزء من أجزائها و لكل فرد من العاملين بها “.

معنى هذا أن وظيفة التخطيط تسبق باقي الوظائف الإدارية الأخرى حيث أنها تقوم على الاختيار الواعي و هذا الاختيار يكون بين مجموعة من البدائل .

التعريف الثاني : يعرفه فايول بأنه ” التنبؤ بالمستقبل و الاستعداد له فهو بعد النظر الذي يتجلى في القدرة على التنبؤ بالمستقبل و التحضير له بإعداد الخطة المناسبة “.

هذا التعريف يبين أن التخطيط يمكن من تحديد الأهداف و الوسائل المناسبة لتحقيقها .

من هذه التعاريف السابقة يمكن تعريف التخطيط على انه الوظيفة الإدارية الأولى و التي تعتمد عليها الوظائف الأخرى فهو التقرير سلفا لما يجب عمله لتحقيق هدف معين.(الرجبي ,2008: 233)  .

·       أهمية التخطيط

للتخطيط أهمية بالغة تتمثل فيما يلي :

التخطيط ضروري بسبب التغير و عدم التأكد : يجب على كل المؤسسات أن تخطط و ذلك من اجل الوصول إلى غاياتها و أهدافها , و كلما توغل الإنسان في تقدير أحداث المستقبل زادت إمكانية الشك و عدم التأكد ، و كلما زادت حالة عدم التأكد الذي ينوي عليه المستقبل زادت البدائل الممكنة و قلت درجة عدم التأكد ، فالمسير لا يمكنه أن يضع أهدافه و يتوقف عند ذلك الحد ، و إنما عليه أن يعلم بالظروف المستقبلية والنتائج المتوقعة .

التخطيط يركز الانتباه على أهداف المؤسسة : التخطيط يركز على انجاز الأحداث التي تسعى إليها المؤسسة و وضع خطة مناسبة لهذه الأهداف , فواضعو الخطط يكونون مجبرين على التفكير دائما في الأهداف المنشودة ، فيجب عليهم مراقبة هذه الخطط دوريا و تعديلها و تطويرها في الوقت المناسب تماشيا مع الظروف المستقبلية و بما يضمن أهداف لمؤسسة .

يساعد التخطيط في عملية الاتصال : حيث يعمل على إيجاد القنوات الاتصالية المتعدد في كل الاتجاهات كما يساعد في التنظيم ، أي أن كل مركز في الإدارة مسؤول عن تنفيذ الخطة ، يكون مسؤولا عن أي انحراف حتى يمكن محاسبة المسؤولين عنها(ابونصار , 2008 : 135) .

 

·       خصائص التخطيط

إن تفاوت نسبة نجاح التخطيط من خطة إلى أخرى يرجع إلى مجموعة كبيرة من الظروف و العوامل التي يمكن ترجمتها بمجموعة من الخصائص التي لابد من توفرها من اجل نجاح العملية التخطيطية و من أهمها :

أولوية التخطيط : يقضي هذا بموجب إعطاء التخطيط المرتبة الأولى في النظام الإداري للمؤسسة ، لان التخطيط هو الذي يحدد أهداف المؤسسة و بيعة العلاقات داخل المؤسسة و نوعية الموارد البشرية المطلوبة و توجيه نظام الإدارة و النظام الرقابي .

الشمولية : التخطيط مهمة كل مسؤول حسب وظيفته داخل المؤسسة ، فالتخطيط يكون اشمل أكثر على مستوى الإدارة حيث أن خطط الإدارات الوسطى و الدنيا تنتج و تنبثق من خطط المستوى الأعلى(عبدالرحمن , 2011 : 101).

الإلزام : إن هذا المبدأ مهم جدا في التخطيط لان انعدام هذا الأخير يخول للأطراف المعنية بتنفيذ الخطة التهاون في تنفيذها و هذا ما يؤدي إلى تعطيل سير وتيرة النمو و التطور في المؤسسة ، لذلك لابد من المسائلة و المحاسبة حتى يتم تنفيذ الخطة بكاملها للوصول إلى الهدف الأساسي(ابونصار , مصدر سابق : 220) .

 

·      أنواع التخطيط

للتخطيط عدة أنواع مقسمة حسب عدة معايير نذكر منها التخطيط :

التخطيط حسب نطاق التأثير :

التخطيط التشغيلي : و تختص به الإدارة الدنيا و يتم فيع تحديد تفاصيل التخطيط التكتيكي بوضع خط للأنشطة المتكررة في المؤسسة و القابلة للقياس و هذا في شكل تنبؤات ، و توضع الخطط التشغيلية في شكل موازنات و معايير تقديرية تسمح بتحديد النتائج بطريقة واضحة و قد تكون هذه الموازنات شهرية أو أسبوعية أو يومية ، و بالتالي يعمل على تقييم مدى تنفيذ خطة النوعين السابقين في شكل أرقام و قيم و من أمثلته : تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد و قطع الغيار (كحالة وحنان , 2009 : 357-358).

التخطيط حسب الوظيفة :

بما أن المؤسسة تشتمل على عدة نشاطات متعلقة بطبيعة عملها و أهدافها فهناك وظائف لابد من التخطيط لها و هي : الإنتاج ، البيع ، المالية ، التموين .

تخطيط الانتاج : يعرف بأنه :” القيام بالتنبؤ لوضع خطة تتضمن جميع خطوات تتابع العمليات الإنتاجية بالطريقة التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف المخطط ” .

إذن تخطيط الإنتاج هو عملية تنبؤ بجميع مرتحل الإنتاج و احتياجاتها للوصول إلى الأهداف المسطرة .

التخطيط المالي : و يهتم بكيفية الحصول على الأموال من عدة جهات بأقل جهد و تكلفة .

تخطيط البيع : تقوم المؤسسة بالتخطي للمبيعات و هدفها الأول هو التوصل إلى أفضل طريقة لتصريف السلع التي أنتجتها ، حيث نقوم بدراسة أهم نقاط البيع و أهم المتعاملين الذين يضمنون ترويج المنتوج بأقل تكلفة .

تخطيط التموين : هو عملية وضع التقديرات للمواد و اللوازم التي تحتاجها المؤسسة و ذلك في ضوء إمكانياتها.(كحالة وحنان ,مصدر نفسة: 359).

 

·      مراحل التخطيط

إن التخطيط كعملية أساسية في كل مؤسسة ينطوي على مجموعة مترابطة من المراحل تتمثل فيما يلي :

التعرف على الفرص المتاحة و اكتشافها:

إن الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي محاولة التعرف على الفرص (المشاكل )المتوقعة الحدوث في المستقبل ، ثم دراسة هذه الفرص دراسة كاملة لمعرفة جوانب القوة و الضعف فيها و تتم دراسة الفرص من خلال معالجة الجوانب التالية :

العوامل المحيطة بالمنظمة مثل العوامل الاقتصادية و السياسية و الاجتماعية .

طبيعة السوق الذي تنشط فيه المنظمة .

درجة المنافسة السائدة .

معرفة رغبات العملاء و المستهلكين .

ظروف البيئة الداخلية مثل نوع الخبرات و الكفاءات لدى الأفراد و نوع الآلات و المعدات .

تحديد الأهداف : تعتبر الأهداف مزيج من الغايات الواقعية التي تصبو المؤسسة إلي تحقيقها و الأهداف تعكس مدى قدرة المؤسسة على التفاعل مع المحيط و يعتبر تحديد الأهداف الأساس في العملية التخطيطية لأنه يمكن من:

وضع خطة متكاملة و متناسقة خاصة إذا كانت الأهداف دقيقة.

تحديد رسالة المؤسسة في المجتمع .

توحيد جهود الإدارات و الأقسام و الأفراد .

توليد الدافع لدى كل فرد على العمل و هذا عن طريق ربط أهدافه بأهداف المؤسسة .

تحديد المطلوب فهو مقياس للرقابة (خاصة إذا كانت كمية ) حيث يقدم المعايير اللازمة للقياس.(كحالة وحنان , المصدر نفسه : 360) .

·      مهوم الرقابة

تُعرف الرقابة الإدارية بأنها عملية تنطوي على تقييم ورصد ومراقبة مختلف الوحدات الفرعية للمنظمة، فتقارن بين الأداء الفعلي لوحدات المنظمة والأداء المُخطط له، ثم قياس الفرق بين الإثنين، وتحديد الأسباب التي أدت إلى وجود اختلاف بينهما، ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة التي تزيل هذا الفرق أو على الأقل تخفف منه (كحالة وحنان ,مصدر نفسة: 444).

تُعد الرقابة الإدارية من أهم العمليات التي تحرص إدارات المنظمات على إدراجها بها، من أجل اكتمال عملية الإدارة بها، ففي المنظمات الكبيرة والمعقدة يصعب وضع معايير دقيقة للأداء، وبالتالي يحتاج المسؤول التنفيذي إلى جميع أنواع المعلومات في الوقت المناسب، ويستخدم الرقابة الإدارية للحكم على مدى دقة المعايير (عبدالرحمن , مصدر سابق , 312).

·      مفهوم الأداء  

تهتم إدارة المنظمات الخاصة والعامة بمعرفة مستويات أداء العاملين لديها، كون هذا الأداء بمحصلته هو انعكاس لأداء المؤسسة المعنية. ومعرفة مستويات الأداء من قبل إدارة المؤسسة هي أداة تبنى عليها قرارات إدارية مهمة، تتعلق بالترقية والمكافئة والإعارة.

ويعرف الأداء على انه ( القدرة على تحويل مدخلات التنظيم إلى مخرجات بشكل سلع أو خدمات وبمواصفات محددة وبأقل كلفة ممكنة ).

 وعرفه ( Abraham,1977,p.350) ( بالسلوك الذي يتخذه الفرد في أدائه للأنشطة والمهام المختلفة في عمله ). ويرى آخرون أن الأداء هو قيام الفرد بالأنشطة والمهام المختلفة التي يتكون منها عمله.  فيما يرى ( الشماع) أن الأداء هو          ( المحصلة النهائية التي تروم المنظمة تحقيقها ).

( الشماع، 1999 :85 ) وعرف الأداء بأنه ( قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها من خلال استخدام الموارد المتاحة بطريقة كفوءة وفاعلة ). ( Daft,2001:p120 )

·       مفهوم الفاعلية

الفاعلية هي ( قدرة وقابلية المنظمة على تحقيق أهدافها من خلال استثمار بيئتها في الحصول على الموارد النادرة والقيمة لتأدية وظيفتها ). ( Hall, 1992, 250) أما ( الدباغ، 1990 :34 ) فانه يرى الفاعلية على إنها ( نتائج المقارنة بين ماتم انجازه وبين ما مرغوب بانجازه كأهداف نهائية ). في حين عرفت الفاعلية حسب (عباس، 2006: 138) بأنها   ( تحقيق أهداف المنظمة بغض النظر عن التكاليف المترتبة على هذه الأهداف ). وعموما فان الفاعلية هي مدى قابلية المنظمة على الوصول إلى الأهداف المخطط لها اعتمادا على التنبؤ بما ستواجه من مشاكل داخلية وخارجية ومحاولة التكيف معها من خلال اقتراح واعتماد الحلول المناسبة لها.

 

·      مفهوم الأداء      

تعددت المفاهيم التي تشير إلى الأداء فذهب البعض إلى عدها عملية تحليل لأداء العاملين لعملهم ومسلكهم فيه وقياس مدى صلاحيتهم وكفاءتهم في النهوض بأعباء الوظائف الحالية التي يشغلونها وتحملهم لمسؤولياتها وإمكانية تقلدهم مناصب ذات مستوى أعلى. (هاشم، 1989 :191)، فيما ربط البعض بين الأداء وبين الكفاءة والفاعلية إذ أن عملية تقويم الأداء تنطوي على مهمة تحديد وقياس وإدارة العاملين في المنظمة.

فيما وصفها آخرون بكونها ( نظام رسمي لقياس وتقييم التأثير في خصائص الفرد الأدائية والسلوكية ومحاولة التعرف على احتمالية تكرار نفس الأداء والسلوك في المستقبل لإفادة الفرد والمنظمة والمجتمع ). ( المصدر نفسه ) وعرفها البعض بأنها ( عملية قياس موضوعية لحجم ماتم انجازه ومستوى ذلك بالمقارنة مع المطلوب انجازه كما ونوعا على شكل علاقة نسبية بين القائم والمطلوب ). ويميل البعض إلى وصفها ( نشاط مهم من أنشطة الموارد البشرية يستهدف التأكد من مدى كون الفرد العامل في المنظمة يؤدي عمله بشكل فاعل بأنه ( نظام يتم من خلاله تحديد مدى كفاءة أداء العاملين لأعمالهم).

 

·      أهمية الأداء

يحقق نظام الأداء فوائد عديدة للمنظمة والعاملين ومن أهمها:-

1-إن الأداء أساس جوهري لعمليات التطوير الإداري للعاملين من خلال اعتماد نتائج التقويم مرشدا وموجها لإقرار برامج التطوير الإداري والتدريب والتحفيز وتوزيع المسؤوليات وتحديد معدلات الأداء.

2-يسهم في الكشف عن الطاقات الكامنة لدى الأفراد وغير مستغلة في عملهم الحالي مما يساعد في إعادة توزيع الأعباء والأدوار.

3-يسهم في كشف جوانب القصور في أداء العاملين مما يعاون الإدارة في اعتماد برامج لتقوية هذه الجوانب.

4-يسهم الاداء في زيادة شعور العاملين بالمسؤولية من خلال إدراكهم بان أدائهم سيكون موقع تقييم الرؤساء فإنهم سيبذلون أقصى الجهود لتجنب لوائح التأديب الوظيفي.

5-يكفل نظام الاداء استمرار الرقابة والإشراف على العاملين فالرؤساء ملزمون بوضع ملاحظاتهم عن أداء العاملين، مما يتطلب مراقبة أداء العاملين باستمرار.

6-يعزز العلاقة بين الإدارة والعاملين من خلال تجنب المسئولين للمحاباة والأهواء الشخصية في الحكم على كفاءة العاملين مما يقوي علاقات العمل ويدعم الثقة بين العاملين والإدارة.

 

·       معايير الأداء

المقصود بالمعايير ( Standards) الأساس أو الأسس لمستويات الأداء المرضي الذي يقارن به أداء الأفراد العاملين، وتحديد هذه الأسس مهم جدا لتبصير العاملين بما مطلوب منهم القيام به. ويعرف المعيار بأنه مستوى أداء مستهدف يقاس به الأداء الفعلي في أي من الأنشطة. 

ولكون معظم الوظائف في المنظمات المعاصرة معقدة وقد تتضمن أبعادا عديدة، لذلك فانه لابد من استخدام معايير متعددة لقياس الأداء على أن تتوفر في هذه المعايير بعض الشرط المهم وهو.

·       الصدق( Validity)

يقصد بالصدق إمكانية قياس وتحديد مكونات الأداء الوظيفي التي تساهم في فاعلية الأداء، كما أن مفتاح صدق مقياس الأداء هو تحليل الوظيفة من جمع معلومات عن العمل من حيث الواجبات والمسؤوليات وظروف العمل وعلاقتها مع المهام المحددة الأخرى والكفاءات المطلوب توافرها لاداءه ومن ثم تحليل كل هذه الأمور. إن معايير الأداء الصادق هي تلك المعايير التي تخلو من القصور والتشويه، فعند قياس أداء عضو الهيئة التدريسية في الجامعة لابد من أن يكون المعيار متكاملا ولا يركز على جانب واحد وهو البحث العلمي، أي لابد أن يتم تحديد كفاءة التدريسي ( وكفاءة التفاعل الإنساني مع الطلبة وغيرها من المعايير إلى جانب الكفاءة في البحث العلمي الشمولية وعدم القصور ).

 وقد تكون المعايير مشوهة أو ملوثة عندما لا يتم الأخذ في الاعتبار بعض المتغيرات البيئية المؤثرة في الأداء، فعند وضع معيار واحد لأداء رجال البيع في مناطق متباينة في القوة الشرائية والكثافة السكانية وعوامل ديموغرافية أخرى تؤثر على حجم المبيعات فان هذا المعيار يكون مشوها لعدم مراعاته لهذه العوامل الموضوعية ( كحالة وحنان مصدر سابق : 411).

تكمله البحث في الملف تجده اسفل المقال ويخص الجانب العلمي والمصادر والاستنتاجات 

لتحميل الملف بصيغة doc وورد او بصيغة pdf  

   اضغط هنا